簡(jiǎn)介:通過(guò)“電子文檔批量操作”功能,可以實(shí)現多票電子文檔快捷或批量錄入系統,同時(shí)自動(dòng)關(guān)聯(lián)存儲至訂單的電子文檔下。
一、標準用法
說(shuō)明:此方法很適合圖片格式的文檔或者文件名規范的文檔,比如:以工作號或者主單號、分單號、報關(guān)單號命名的文檔。
?
1、準備工作
1.1 先在桌面創(chuàng )建一個(gè)文件夾,比如:《電子文檔導入》;
1.2 把一些命名規范的文檔和一些圖片格式的掃描文檔放入其中;
圖(1)
注:如圖(1),我們可以選擇一些以工作號、主單號、分單號、報關(guān)單號命名或者圖片預覽時(shí)可以看到這些單號的文檔,且同一批次導入建議只使用一種類(lèi)型的單號。
1.3 打開(kāi)立刻云貨代軟件,點(diǎn)擊:文檔-電子文檔批量操作,在“文件導入”界面,設置好“文檔類(lèi)別”,接著(zhù)點(diǎn)擊:“批量導入”單元格后面的3個(gè)點(diǎn),將桌面上的文件夾設置為批量導入的路徑;
?
2、批量導入
2.1 點(diǎn)擊:“批量導入”按鈕,系統會(huì )自動(dòng)將桌面文件夾《電子文檔導入》內的文件全部導入,并在下方列表中展現;
2.2 選中列表中的第一個(gè)文件,然后在最下方“關(guān)聯(lián)訂單”框中,選擇對應的單號類(lèi)型,比如:主單號,然后手動(dòng)輸入當前選中的文件的文件名或者右側預覽界面中文檔上的主單號,輸入完畢之后敲擊回車(chē),系統會(huì )自動(dòng)選中下一個(gè)文件;
2.3 重復上述操作,最后點(diǎn)擊上方的:“保存”按鈕,即可完成電子文檔的批量錄入。
?
二、高級用法
說(shuō)明:此方法很適合文件名稱(chēng)為“完整工作號”的文檔,文件名稱(chēng)后支持 -1、 -2這樣的形式。
?
1、準備工作
1.1 繼續使用之前在桌面上創(chuàng )建好的文件夾:《電子文檔導入》;
1.2 如圖(2),把按工作號命名的文檔放入其中,支持 -1、-2的形式,但是文件名必須是一個(gè)單獨且完整的工作號;
圖(2)
1.3 打開(kāi)立刻云系統,點(diǎn)擊:文檔-電子文檔批量操作,在“文件導入”界面,設置好“文檔類(lèi)別”,接著(zhù)點(diǎn)擊:“批量導入”單元格后面的3個(gè)點(diǎn),將桌面上的文件夾設置為批量導入的路徑;
?
2、批量導入
圖(3)
2.1 如圖(3),點(diǎn)擊:“批量導入”按鈕,系統會(huì )自動(dòng)將桌面文件夾《電子文檔導入》內的文件全部導入,并在下方列表中展現;
2.2 如圖(3),右鍵點(diǎn)擊下方列表的空白處,然后點(diǎn)擊:“根據文件名刷新工作號”,此時(shí)系統將自動(dòng)根據列表中的文件名稱(chēng)與立刻云系統內的訂單進(jìn)行匹配;
2.3 如圖(3),刷新成功后,點(diǎn)擊一下上方的:“保存”按鈕,完成保存動(dòng)作,這樣,這一個(gè)批次的文件就全部存儲到對應訂單的電子文檔內了。
以下是對應的視頻介紹: