立刻云貨代軟件——電子文檔批量操作的教程

簡(jiǎn)介：通過(guò)“電子文檔批量操作”功能，可以實(shí)現多票電子文檔快捷或批量錄入系統，同時(shí)自動(dòng)關(guān)聯(lián)存儲至訂單的電子文檔下。

一、標準用法

說(shuō)明：此方法很適合圖片格式的文檔或者文件名規范的文檔，比如：以工作號或者主單號、分單號、報關(guān)單號命名的文檔。

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1、準備工作

1.1 先在桌面創(chuàng )建一個(gè)文件夾，比如：《電子文檔導入》；

1.2 把一些命名規范的文檔和一些圖片格式的掃描文檔放入其中；

圖（1）

注：如圖（1），我們可以選擇一些以工作號、主單號、分單號、報關(guān)單號命名或者圖片預覽時(shí)可以看到這些單號的文檔，且同一批次導入建議只使用一種類(lèi)型的單號。

1.3 打開(kāi)立刻云貨代軟件，點(diǎn)擊：文檔-電子文檔批量操作，在“文件導入”界面，設置好“文檔類(lèi)別”，接著(zhù)點(diǎn)擊：“批量導入”單元格后面的3個(gè)點(diǎn)，將桌面上的文件夾設置為批量導入的路徑；

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2、批量導入

2.1 點(diǎn)擊：“批量導入”按鈕，系統會(huì )自動(dòng)將桌面文件夾《電子文檔導入》內的文件全部導入，并在下方列表中展現；

2.2 選中列表中的第一個(gè)文件，然后在最下方“關(guān)聯(lián)訂單”框中，選擇對應的單號類(lèi)型，比如：主單號，然后手動(dòng)輸入當前選中的文件的文件名或者右側預覽界面中文檔上的主單號，輸入完畢之后敲擊回車(chē)，系統會(huì )自動(dòng)選中下一個(gè)文件；

2.3 重復上述操作，最后點(diǎn)擊上方的：“保存”按鈕，即可完成電子文檔的批量錄入。

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二、高級用法

說(shuō)明：此方法很適合文件名稱(chēng)為“完整工作號”的文檔，文件名稱(chēng)后支持 -1、 -2這樣的形式。

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1、準備工作

1.1 繼續使用之前在桌面上創(chuàng )建好的文件夾：《電子文檔導入》；

1.2 如圖（2），把按工作號命名的文檔放入其中，支持 -1、-2的形式，但是文件名必須是一個(gè)單獨且完整的工作號；

圖（2）

1.3 打開(kāi)立刻云系統，點(diǎn)擊：文檔-電子文檔批量操作，在“文件導入”界面，設置好“文檔類(lèi)別”，接著(zhù)點(diǎn)擊：“批量導入”單元格后面的3個(gè)點(diǎn)，將桌面上的文件夾設置為批量導入的路徑；

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2、批量導入

圖（3）

2.1 如圖（3），點(diǎn)擊：“批量導入”按鈕，系統會(huì )自動(dòng)將桌面文件夾《電子文檔導入》內的文件全部導入，并在下方列表中展現；

2.2 如圖（3），右鍵點(diǎn)擊下方列表的空白處，然后點(diǎn)擊：“根據文件名刷新工作號”，此時(shí)系統將自動(dòng)根據列表中的文件名稱(chēng)與立刻云系統內的訂單進(jìn)行匹配；

2.3 如圖（3），刷新成功后，點(diǎn)擊一下上方的：“保存”按鈕，完成保存動(dòng)作，這樣，這一個(gè)批次的文件就全部存儲到對應訂單的電子文檔內了。

以下是對應的視頻介紹：